Trong kinh doanh, việc lưu giữ thông tin liên lạc là rất quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp có thể quản lý, thống kê và phân tích cuộc gọi, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ dịch vụ tổng đài chăm sóc khách hàng. Hãy cùng Nixxis tìm hiểu về những lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi qua bài viết sau đây.
1. Tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi quan trọng thế nào với Tổng đài điện thoại
Phần mềm tổng đài có nhiều tính năng hiện đại mà tổng đài truyền thống thông thường không có được. Một trong những tính năng đó là ghi âm cuộc gọi, giúp người quản lý và chủ doanh nghiệp có thể nghe lại nội dung chi tiết cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng. Điều này giúp rút kinh nghiệm và cải thiện công tác chăm sóc khách hàng.
Sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi, các bộ phận như bán hàng hay chăm sóc khách hàng có thể kiểm soát và theo dõi nội dung cuộc gọi ra vào của công ty. Doanh nghiệp có thể mở file ghi âm để nghe lại thông tin quan trọng của một cuộc gọi điện thoại, biết được nhân viên hoặc khách hàng đã nói gì. Việc này giúp doanh nghiệp có biện pháp sửa chữa và khắc phục tình huống một cách hiệu quả.
Tính năng ghi âm cuộc gọi giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bởi bạn có thể chủ động lắng nghe khách hàng. Bằng cách lọc và nghe lại các cuộc điện thoại than phiền, khiếu nại của khách hàng, bạn có thể thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng và yêu cầu của họ.
Điều này giúp đánh giá phản ứng của khách hàng đối với dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp, từ đó thực hiện những thay đổi và cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng một cách tốt hơn.
2. Lợi ích đáng kinh ngạc của tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi
Tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi là một công cụ quan trọng giúp tổng đài điện thoại quản lý thông tin liên lạc với khách hàng một cách hiệu quả.
- Kiểm soát và đánh giá năng lực nhân viên
Điều này giúp kiểm soát và đánh giá năng lực của nhân viên trong bộ phận Bán hàng/ CSKH, nơi thường xuyên phải thực hiện hoặc tiếp nhận nhiều cuộc gọi từ khách hàng. Tính năng này cung cấp thông tin về nội dung thoại và đánh giá khả năng phục vụ của tổng đài viên.
Quản lý có thể biết được nhân viên và khách hàng đã trao đổi những thông tin gì, xem xét việc tư vấn có đúng quy trình không, và liệu hỗ trợ khách hàng đã được thực hiện tốt hay chưa. Nếu phát hiện điểm thiếu sót, quản lý có thể áp dụng biện pháp khắc phục và điều chỉnh kịp thời.
- Hướng dẫn và đào tạo nhân viên
Sử dụng ghi âm cuộc gọi trên Nixxis, doanh nghiệp có thể dễ dàng hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới bằng cách sử dụng những file ghi âm của nhân viên xuất sắc để làm case study. Điều này tạo ra một kịch bản đào tạo cụ thể, sinh động và hiệu quả nhất.
- Giải quyết khiếu nại
Ghi âm cuộc gọi trên Nixxis cũng là bằng chứng đầy đủ và xác thực nhất để giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể giải quyết những sự cố ngoài ý muốn một cách hiệu quả.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ
Phản hồi từ khách hàng chính là công cụ giúp doanh nghiệp có được nghiên cứu thị trường chính xác nhất. Qua những file ghi âm, doanh nghiệp sẽ nhận ra những vấn đề cần cải thiện đối với chất lượng sản phẩm/ dịch vụ hoặc quy trình tư vấn bán hàng/ chăm sóc khách hàng.
- Phân tích cuộc gọi tự động
Cuối cùng, việc phân tích cuộc gọi tự động mang lại nhiều lợi ích và giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề. Tuy nhiên, việc này cũng đòi hỏi thời gian và công sức để thực hiện.
3. Tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi vượt trội của Nixxis Contact Suite
3.1 Tạo ghi âm cuộc gọi
Nixxis cho phép ghi âm từ đầu đến cuối cuộc gọi hoặc chỉ ghi âm trong một khoảng thời gian cụ thể, tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp. Điều này giúp lưu trữ thông tin chính xác và chi tiết về cuộc gọi, từ đó hỗ trợ trong việc đánh giá và cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng.
3.2 Tổng hợp báo cáo dữ liệu
Kho dữ liệu của Nixxis ghi nhận thông tin quan trọng về cuộc gọi như nhân sự phụ trách, thông tin tương tác với khách hàng. Điều này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về các cuộc gọi và quản lý hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, Nixxis cung cấp hơn 50 mẫu báo cáo cho bạn lựa chọn, giúp bạn có thể tùy chỉnh thông tin cần xuất ra cũng như định dạng file Excel/Word. Nixxis giúp tối ưu hóa quá trình xử lý và phân tích dữ liệu vốn làm doanh nghiệp mất nhiều thời gian trước đây.
Các mẫu báo cáo cơ bản của Nixxis sẽ bao gồm các hạng mục thông tin về hoạt động nhân sự, về cuộc gọi inbound và outbound, tin nhắn, email, hoạt động tương tác trên các kênh mạng xã hội, và nhiều nội dung khác.
Mẫu báo cáo cơ bản này giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về các hoạt động quan trọng liên quan đến chăm sóc khách hàng. Nếu bạn cần thêm các chỉ số khác thì có thể tuỳ chỉnh format báo cáo để có mẫu phù hợp nhất.
Những tính năng trên giúp Nixxis trở thành một giải pháp quản lý hiệu quả, mang lại sự tiện ích và linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc chăm sóc và quản lý liên lạc với khách hàng.
Tính năng quản lý lịch sử cuộc gọi là một trong những yếu tố quan trọng giúp tăng cường hiệu quả chăm sóc khách hàng trong thời đại hiện nay. Nixxis tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài chăm sóc khách hàng hiện đại hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến chất lượng vượt trội trong mọi dịch vụ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay báo giá ưu đãi.
Nixxis cung cấp giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh hàng đầu Châu Âu, tự hào mang đến Nixxis Contact Suite – giải pháp tổng đài liên hệ & chăm sóc khách hàng linh hoạt bậc nhất, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Mang đến trải nghiệm liền mạch cho khách hàng nhờ giao diện trực quan và các tính năng tiên tiến, đồng thời tối ưu hóa năng suất cho đội ngũ chăm sóc khách hàng.
Hãy trải nghiệm sự khác biệt và tối ưu hóa mọi tương tác với khách hàng của bạn! Ngoài ra Nixxis còn cung cấp các giải pháp khác như Nixxis Digital, Nixxis Social, Dialogg.ai – AI Chatbot thế hệ mới.
Liên hệ Nixxis Vietnam ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí dịch vụ!
Hotline: (+84) 98 798 6649
