Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng tăng và yêu cầu hiệu quả ngày càng cao, đội ngũ công chức đang đối mặt với những thách thức không nhỏ. Tuy nhiên, công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), đặc biệt là các trợ lý ảo cá nhân, đang mở ra một hướng đi đầy hứa hẹn để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất trong các cơ quan nhà nước.
Trợ lý ảo công chức là gì và tại sao lại cần thiết?
Trợ lý ảo công chức là một ứng dụng phần mềm dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI), thường ở dạng chatbot AI cho công chức. Nó được thiết kế để hỗ trợ công chức thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày. Ứng dụng này sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để hiểu và phản hồi yêu cầu của người dùng, đồng thời có khả năng học hỏi và cá nhân hóa hỗ trợ theo thời gian. Trong bối cảnh áp lực công việc lớn, yêu cầu xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, cùng với nhu cầu số hóa và hiện đại hóa nền hành chính công, trợ lý ảo trở nên vô cùng cần thiết. Nó giúp giải quyết các thách thức về thời gian, khối lượng công việc, độ chính xác và yêu cầu phối hợp trong môi trường công vụ hiện đại.
Giải phóng thời gian vàng: Tự động hóa công việc hành chính hiệu quả
Trợ lý ảo có thể tự động hóa nhiều tác vụ hành chính lặp đi lặp lại, giúp giải phóng thời gian cho công chức. Hãy xem xét những công việc mà trợ lý ảo có thể giúp bạn:
- Lên lịch họp
- Gửi email/thông báo nhắc nhở
- Quản lý lịch trình cá nhân/đơn vị
- Tạo báo cáo cơ bản
- Sắp xếp hồ sơ số
Việc này giúp giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc thủ công, sự vụ, cho phép công chức tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn phức tạp hơn, đòi hỏi tư duy và phân tích sâu hơn, từ đó nâng cao năng suất tổng thể. Theo McKinsey, tự động hóa có thể tiết kiệm đến 30% thời gian làm việc hàng ngày cho công chức thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp lại.
Tra cứu tức thì, ra quyết định chính xác hơn với trợ lý ảo
Trợ lý ảo hoạt động như một “bộ nhớ” thông minh, giúp tra cứu nhanh chóng các văn bản pháp quy, quy trình nghiệp vụ, thông tin chỉ đạo, dữ liệu liên quan đến công việc. Nó cung cấp dữ liệu và thông tin nền tảng một cách kịp thời và có hệ thống, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả hơn. Một số trợ lý ảo tiên tiến có thể phân tích dữ liệu cơ bản, tóm tắt thông tin, đưa ra gợi ý dựa trên dữ liệu có sẵn.
Ví dụ, nếu một công chức cần tìm quy định về một thủ tục cụ thể, họ chỉ cần hỏi trợ lý ảo thay vì phải tìm kiếm thủ công qua nhiều văn bản. Tương tự, khi cần số liệu báo cáo nhanh, trợ lý ảo có thể truy xuất từ cơ sở dữ liệu. Điều này giúp tổ chức, sắp xếp và truy xuất tài liệu số hiệu quả hơn, tương tự như cách Google Assistant hoặc Cortana hoạt động, nhưng được thiết kế chuyên biệt cho công việc.
Giảm bớt gánh nặng: Nhắc nhở thông minh, hạn chế sai sót tối đa
Trợ lý ảo có chức năng nhắc nhở tự động về lịch họp, hạn chót nộp báo cáo, lịch tiếp dân và các nhiệm vụ quan trọng khác. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng quên việc, trễ hạn và hỗ trợ tuân thủ quy trình bằng cách gợi ý các bước cần thực hiện trong một quy trình cụ thể, cung cấp checklist các giấy tờ/thông tin cần thiết cho một thủ tục hành chính.
Những tính năng này giúp giảm áp lực tâm lý cho công chức do phải ghi nhớ quá nhiều thông tin, hạn chế các sai sót không đáng có do quên hoặc nhầm lẫn quy trình, thủ tục, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và độ tin cậy trong công việc.
Chủ động hơn trong công việc, phối hợp nhịp nhàng cùng đồng nghiệp
Công chức có thể tự mình tìm kiếm thông tin và giải đáp thắc mắc cơ bản thông qua trợ lý ảo mà không cần chờ đợi hoặc làm phiền đồng nghiệp/cấp trên, đặc biệt với các vấn đề thường gặp. Trợ lý ảo có thể tích hợp với các nền tảng làm việc nhóm như Microsoft Teams, Zalo, hoặc các hệ thống eGov nội bộ, hỗ trợ chia sẻ nhanh thông tin, tài liệu và cập nhật trạng thái công việc chung.
Ví dụ, trợ lý ảo có thể thông báo cho các thành viên khi có tài liệu mới được cập nhật trong dự án chung, hoặc tự động tóm tắt nội dung trao đổi trong nhóm chat công việc. Theo Forbes, việc ứng dụng AI (bao gồm trợ lý ảo) trong giao tiếp và cộng tác nội bộ có thể tăng cường hiệu suất làm việc nhóm lên đến 25%.
Luôn sẵn sàng hỗ trợ: Đồng hành cùng công chức 24/7
Trợ lý ảo có thể hoạt động trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại) và truy cập được mọi lúc, mọi nơi, cả trong và ngoài giờ hành chính, cũng như khi đi công tác. Nó có thể giải đáp các thắc mắc hoặc cung cấp thông tin cần thiết ngay cả khi đồng nghiệp đã nghỉ, giúp công chức xử lý công việc phát sinh hoặc chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo.
Điều này tăng tính linh hoạt và liên tục trong công việc, đặc biệt hữu ích trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi cần thông tin gấp ngoài giờ làm việc.
So sánh hiệu quả: Trợ lý ảo công chức và phương pháp làm việc truyền thống
Để thấy rõ hơn lợi ích của trợ lý ảo, hãy so sánh nó với các phương pháp làm việc truyền thống:
- Tốc độ xử lý tác vụ: Trợ lý ảo vượt trội trong cả tác vụ hành chính và tra cứu.
- Độ chính xác: Nhắc nhở và tuân thủ quy trình chính xác hơn.
- Khả năng truy cập thông tin: Dễ dàng và nhanh chóng hơn so với tìm kiếm thủ công.
- Mức độ phụ thuộc vào đồng nghiệp/cấp trên: Giảm sự phụ thuộc, tăng tính tự chủ.
- Tính sẵn sàng: Hỗ trợ 24/7, kể cả ngoài giờ làm việc.
- Chi phí cơ hội: Tiết kiệm thời gian, cho phép tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Việc ứng dụng trợ lý ảo mang lại nhiều ưu điểm so với cách làm cũ như ghi chép sổ tay, tìm kiếm thủ công và hỏi đáp trực tiếp thường xuyên.
Hướng tới tương lai: Số hóa hành chính công và vai trò tiên phong của trợ lý ảo
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về xây dựng Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trợ lý ảo đóng vai trò là một công cụ quan trọng thúc đẩy quá trình số hóa trong nội bộ cơ quan nhà nước, nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng phục vụ. Nó có khả năng tích hợp vào các cổng dịch vụ công để tương tác và hướng dẫn người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.
Tầm nhìn là trợ lý ảo không chỉ hỗ trợ công chức mà còn góp phần xây dựng nền hành chính công hiện đại, minh bạch, hiệu quả, lấy người dân làm trung tâm. Theo báo cáo của Chính phủ Việt Nam, việc áp dụng công nghệ (bao gồm trợ lý ảo, chatbot) trong dịch vụ công có thể cải thiện sự hài lòng của người dân lên đến 40%.
Giải pháp AI Chatbot – Dialogg AI không cần code, lên kịch bản hay kỹ thuật phức tạp, bất kì ai cũng có thể tự cài đặt, hướng dẫn chatbot hoạt động hiệu quả theo nhu cầu, hoàn toàn có thể ứng dụng vào hỗ trợ công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước.
Liên hệ ngay để được tư vấn các gói giá!
Hotline: (+84) 98 798 6649
Hoặc để lại thông tin tại đây
